Gestão de tempo é um ato ou processo de planejamento e execução do controle consciente do tempo e das atividades executadas. Ou seja, gerir o tempo nada mais é do que fazer tarefas predeterminadas dentro de um prazo estipulado, podendo ser horas, dias, semanas, meses ou anos.

O que te faz perder seu tempo?

É comum a sensação de que as horas do dia passam muito rápido ou que se tem muito pouco tempo para a quantidade sem fim de tarefas para se fazer. Entretanto, na realidade, temos mais tempo do que imaginamos, só, muitas vezes, gastamos com coisas não tão relevantes.

Falta de Planejamento

Quanto tempo do seu dia você gasta decidindo o que fazer primeiro? Se você analisar bem, pode ser bastante tempo. Muitos poderão se perguntar “Por que eu deveria planejar antecipadamente sendo que posso tomar essas decisões durante o dia?”. Acontece que algo que antes poderia ser realizado em 10 minutos, pode custar o valor equivalente a uma hora no seu dia. Isso porque o tempo que o nosso cérebro leva para trocar entre várias tarefas pode ser enorme quando estamos processando pensamentos complexos, como tomar uma decisão.

Em uma série de experiências e estudos de campo, a psicóloga da University of Minnesota, Kathleen Vohs, demonstrou repetidamente que o simples ato de fazer uma escolha pode empobrecer os recursos executivos cerebrais. Pesquisadores descobriram que participantes que fizeram mais escolhas em um shopping center, eram menos suscetíveis a persistir e se sair bem na resolução de problemas simples de álgebra.

Ou seja, se você separar alguns minutos para planejar o dia seguinte, o seu rendimento durante o dia pode ser muito maior.

Procrastinação

O quanto você adia suas tarefas? Como descrito no parágrafo anterior, a quantidade de decisões que você toma interfere diretamente no seu rendimento no decorrer de um dia e, durante o ato de procrastinar, é bastante comum debater consigo mesmo sobre fazer ou não uma tarefa. Esse debate interno, além de tomar tempo que poderia ser investido em outra coisa, gera um grande esforço mental desnecessário. Isso porque o seu cérebro constantemente tem que decidir entre duas ou mais opções, gerando sentimento de cansaço e atrapalhando seu rendimento no restante das tarefas.

Excesso de Tarefas

Não tente abraçar o mundo, a sobrecarga de trabalho gera maior cansaço e, por consequência, menor produtividade. Além disso, caso ao fim do dia não dê para concluir tudo o que estava previsto, esse cansaço vem seguido de frustração e desânimo.

Falta de Descanso

Você tem descansado o suficiente? Um corpo e uma mente exaustos são bem menos eficientes na execução das tarefas diárias. Cerifique-se de que você não está exigindo mais do que o seu corpo aguenta e tire pequenos intervalos para descansar e relaxar durante o dia. Isso porque o tempo que você levaria para fazer uma tarefa descansado e relaxado certamente seria bem menor do que se estivesse tenso e cansado.

Como melhorar a Gestão de Tempo?

O segredo de ter uma boa gestão de tempo é minimizar o máximo possível a interferência dos “ladrões de tempo” citados acima. Por isso, vamos ver algumas formas de otimizar esse processo:

1. Seja Objetivo

Quando surgir uma tarefa que vai levar um tempo curto, faça naquela hora e já resolva a questão. Se for tomar um tempo longo, veja quanto tempo
será necessário e planeje dias ou blocos de tempo para resolver a questão. Não deixe para depois, porque senão isso poderá virar mais um item da lista de coisas urgentes que você ainda não fez.

2. Saiba seus Limites

Tenha sempre em mente o tempo que você tem disponível e filtre quais atividades são realmente importantes para se fazer naquele dia ou semana. Dizer sim para tudo pode gerar atividades em excesso e te deixar sobrecarregado. Além disso, caso não seja possível cumprir todas no fim do dia, também gera o sentimento de frustração, te deixando ainda menos motivado.

3. Evite Distrações

Segundo pesquisa da professora da Universidade da Califórnia de Irvine, Gloria Mark, cada vez que uma pessoa é interrompida, ela leva cerca de 20 minutos para começar a se concentrar novamente no assunto em que estava. Reflita agora quantas vezes você é interrompido diariamente e o quanto de tempo é perdido se concentrando novamente.

Uma dica é desabilitar as notificações de mensagens do celular e alertas de e-mails, e reservar alguns momentos no seu dia para checagem de mensagens, e-mails ou mídias sociais.

4. Planejamento

Essa é uma das partes mais importantes para se gerir bem o tempo, pois, com as tarefas e compromissos bem planejados, além de não
precisar gastar tempo “improvisando” durante os seus dias, seus pensamentos e sua logística ficam mais organizados tornando mais fácil a execução de tarefas durante o dia.

Segundo especialistas que estudam o cérebro, todas as decisões, consomem a mesma quantidade energia. Ou seja, uma pequena escolha exige a mesma quantidade de energia que uma decisão importante. Sendo assim, quando seu dia está bem planejado, você não precisa se desgastar tanto com pequenas decisões que não trarão mudanças reais à sua vida.

5. Tenha uma boa noite de sono

O sono tem um papel importante na produtividade pois, além de descansar seu corpo e prepará-lo para o dia seguinte, é durante ele que o cérebro passa a memória de curto prazo para a de longo prazo. Ou seja, quando dormimos menos do que o necessário, não só levantamos cansados ou ficamos sonolentos durante o dia, como também não absorvemos com propriedade o que estudou no dia anterior, por exemplo.

Isso prejudica a produtividade no geral, seja no trabalho ou nos estudos, porque se gasta tempo relembrando o que foi feito e demora mais tempo
para executar tarefas devido ao cansaço.

Criar alguns hábitos antes de dormir ajudam o seu corpo entender que está na hora de relaxar. É muito importante que você preste atenção no seu corpo e entenda o quanto precisa dormir para levantar descansado e bem disposto.

Dicas para melhorar o sono

Fique 30 minutos sem mexer em eletrônicos antes de dormir: isso ajuda a desacelerar o cérebro e a relaxar o corpo, melhorando a qualidade do sono.

Crie uma rotina pré-sono: a repetição diária de algumas ações simples antes de dormir sinaliza para o cérebro que é hora de descansar e prepara o seu corpo para isso. Não precisa ser algo muito extenso ou elaborado, só de executar tarefas simples como arrumar a cama para deitar, tomar água e escovar os dentes, em uma ordem específica, já é o suficiente para ter o efeito desejado.

Não trabalhe ou estude na cama: utilizar a cama exclusivamente para dormir faz com que o seu corpo entenda que quando você está nela é para descansar. Isso ajuda muito a diminuir o tempo que você passa na cama esperando para cair no sono e também ajuda a ter um sono mais profundo e relaxante.

Como fazer um bom Planejamento?

Faça um planejamento a curto e a longo prazo

Tenha um momento semanal para fazer um planejamento de suas atividades da semana, mas também faça um planejamento diário com tarefas a serem cumpridas ao longo do dia. O planejamento semanal ajudará a ter uma visão geral dos seus afazeres e permitirá distribuí-los igualmente durante a semana de modo que você não fique sobrecarregado.

Já o planejamento diário terá a importante função de especificar, o mais detalhado possível, quais as tarefas que serão cumpridas naquele dia para evitar gastar tempo e esforço tomando decisões não tão relevantes e focar no que realmente importa: a execução da tarefa.

Priorize as tarefas que demandam mais atenção para o seu “horário nobre”

Horário nobre é aquele período do dia em que você sente que desempenha melhor suas atividades. Ele varia muito de pessoa para pessoa. Então, caso você não saiba o seu, se observe durante uma ou duas semanas qual hora do seu dia você é mais produtivo. Identificado qual seu horário nobre, reserve-o para as tarefas mais difíceis e /ou mais importantes do seu dia. Assim, como você trabalha melhor nesse horário, o tempo gasto para executar essa tarefa será bem menor do que se feita em outro momento.

Não crie tarefas vagas ou genéricas

O objetivo de planejar o dia previamente, como dito acima, é minimizar a perda de tempo e energia com pequenas coisas não tão relevantes. Porém, ao fazê-lo com tarefas vagas, não muito objetivas, você continua gastando energia e tempo com decisões desnecessárias que poderiam ser poupados no momento do planejamento. Assim, priorize criar tarefas bem detalhadas e objetivas para que se economize o máximo de tempo.

Dicas importantes

Pensando em melhorar a sua gestão de tempo, unimos algumas dicas valiosas:

Faça uma recapitulação mental breve do seu dia antes de dormir

O sono é o momento no qual seu cérebro transfere as memórias de curto prazo para as de longo prazo. Com isso, ao fazer uma recapitulação mental dos pontos importantes do seu dia, você reforça para o seu cérebro que aquilo é importante, melhorando a absorção de conhecimento.

Não faça mais de uma coisa ao mesmo tempo

Lembre-se: nosso cérebro não consegue fazer plenamente mais do que uma tarefa por vez. Por isso, sempre separe intervalos do seu dia para cada uma de suas tarefas. Essa ação vai minimizar o tempo gasto na tarefa e evitar ter que fazer revisões e/ou correções depois que ela estiver concluída.

Anote as pendências para não ficar perdendo tempo pensando nelas

Não gaste a “memória RAM” limitada do seu cérebro com pendências que não serão resolvidas naquele momento, anote-as para lembrar de fazer mais tarde.

Sistema de prioridades

Organize suas tarefas de acordo com a prioridade delas, principalmente para aproveitar seu horário nobre com as tarefas mais complexas.

Como priorizar tarefas

Coloque sempre no topo da lista as tarefas que possuem outras dependentes dela. Assim, caso não seja possível concluir todo o cronograma do dia, o restante da sua semana não fica comprometida. Logo a seguir, coloque as tarefas urgentes. Ou seja, com o prazo de entrega curto, para que elas não acumulem e acabem deixando de serem feitas, e, por fim, as demais tarefas.

Ferramentas para te ajudar

A gestão de tempo pode transformar a maneira como você lida com o trabalho e estudos diariamente. Unimos algumas sugestões de ferramentas que podem te ajudar nesse processo, confira:

Notion: ferramenta que proporciona liberdade de organizar suas informações do jeito que preferir e por isso pode ser usado em diversas áreas da
vida.

Agenda Física: para quem não tem costume de ficar olhando as tarefas o celular ou computador, a agenda física é uma excelente alternativa pois ela é de fácil organização e, por poder estar facilmente no campo de visão, se torna um lembrete simples e constante.

Google Agenda: excelente aplicativo para organizar compromissos, principalmente em grupo. Ele te permite ter uma visão panorâmica da sua semana e os eventos criados são ricos em informações, como lugar da reunião, pessoas que comparecerão, horário, etc.

Todoist: aplicativo de checklist com mais algumas funcionalidades, bom para organizar tarefas diárias.

Forest: aplicativo voltado para diminuir as distrações causadas pelo celular e consiste em plantar virtualmente uma árvore que cresce e se
desenvolve a medida que o tempo passa. Esse tempo é predefinido pelo usuário e, caso interrompido, a árvore morre. No fim do processo, o usuário tem acesso a um jardim com todas as árvores que ele já plantou.

Zen: aplicativo de meditação, principalmente para iniciantes. Ele possui uma vasta opção de meditações guiadas para todos os níveis. Além disso, o tempo dessas meditações varia, podendo ir de 3 até 3 minutos.

Conclusão

Uma boa gestão de tempo ajuda os profissionais a serem muito mais produtivos. Ela permite clareza nas escolhas, o que possibilita ser mais produtivo e ter maior foco e concentração.

Com o tempo organizado, também é possível administrar suas metas, além de diminuir a sensação de pressão e manter as tarefas em dia. Dessa forma, evitando, muitas horas extras de trabalho. Com isso, ao final do dia, torna-se possível se “desligar” e voltar a atenção para os relacionamentos, para a família e para o lazer, sem nenhum sentimento de culpa.

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